Questo testo è la trascrizione sistemata di questo video.
Il lancio di una nuova funzionalità per un prodotto già esistente all’interno di un’azienda tech è un processo complesso che ora andremo a spiegare nei dettagli.
Operazioni preliminari
Da dove inizia il progetto?
Prima di tutto, dobbiamo capire da dove nasce la richiesta per questa nuova funzionalità. Ci sono tre possibili casi:
- Richiesta dalla Leadership: In questo caso, la richiesta proviene da membri importanti della direzione dell’azienda. Potrebbe essere dovuta a ragioni di business, marketing o aderenza a nuove regolamentazioni. Quando la richiesta arriva dall’alto, potrebbe non essere necessario costruire un business case, ma è comunque essenziale capire il valore di questa iniziativa.
- Decisione del Team: Il Team decide autonomamente di sviluppare questa funzionalità come parte dell’evoluzione del prodotto su cui stanno lavorando. In questo caso, è importante quantificare il valore dell’iniziativa e capire i vantaggi che essa porterà.
- Iniziativa del Program Manager: A volte, è il Program Manager stesso che spinge per implementare questa nuova funzionalità. Questo è più comune in iniziative non legate al lancio di un prodotto, ma a cambiamenti operativi o processuali. Anche in questo caso, il valore dell’iniziativa va chiarito.
Il valore dell’Iniziativa
Qualunque sia la fonte della richiesta, è fondamentale capire il valore dell'iniziativa.
- Perché stiamo facendo questa nuova funzionalità?
- Quali obiettivi vogliamo raggiungere?
Esprimere il valore in metriche significative è utile. Ad esempio, se il prodotto punta alla crescita degli utenti, possiamo misurare il numero di nuovi utenti attesi. Altrimenti, ci potrebbero essere miglioramenti operativi che portano a una riduzione dei costi.
La chiarezza su queste metriche e obiettivi è fondamentale per giustificare l’iniziativa sia internamente al team che verso l’esterno.
Conoscere i costi
Oltre al valore, è cruciale capire anche i costi associati all'implementazione della nuova funzionalità. Questi costi possono essere espressi in termini di risorse umane necessarie, come ingegneri, product manager, program manager, ecc. In alcuni casi, ci potrebbero essere costi aggiuntivi legati all’infrastruttura o alle licenze.
Anche se i costi non devono essere precisi al centesimo, è importante avere un’idea approssimativa per la fase iniziale del progetto, in modo da poter valutare il rapporto costo-beneficio.
Il Business Case
Una volta compreso il valore e i costi dell’iniziativa, è il momento di formalizzare tutto in un business case. Questo documento mette nero su bianco le ragioni e le aspettative del progetto, rendendolo chiaro per tutti i membri del team e per le parti interessate esterne.
Best practices aziendali
Ogni azienda ha le proprie procedure e strumenti per_
- gestire l’escalation
- change management
- coinvolgimento degli stakeholder.
Allinearsi a queste best practice consentirà di ottenere risultati migliori e raggiungere gli obiettivi del progetto in tempi più brevi.
Ovviamente, ci sono molte altre best practice in diverse aree della gestione dei progetti, ma il segreto è iniziare con ciò che è già conosciuto e funziona bene all'interno dell'azienda. Ciò consentirà di evitare errori comuni e di focalizzare gli sforzi su ciò che è più rilevante per il progetto in questione.
Fasi del Progetto
Valutazione e Pianificazione
Abbiamo discusso dell’importanza di comprendere il valore dell’iniziativa e di esprimere il costo. Quando il costo è ben definito e il progetto ha una solida sponsorizzazione, possiamo procedere con il kick-off del progetto coinvolgendo il team.
Una fase cruciale è la validazione dell’idea e la pianificazione iniziale. La validazione aiuta a garantire che l’iniziativa sia fattibile e che il team abbia le risorse e le competenze necessarie. La pianificazione iniziale dovrebbe essere di alto livello e focalizzata sui risultati.
I Key Results
Per aiutare il team a focalizzarsi sugli obiettivi, possiamo utilizzare il concetto di OKRs (Objective and Key Results). Gli OKR aiutano a definire in modo oggettivo cosa si vuole raggiungere. Ad esempio, se l’obiettivo è aumentare il numero di utenti, i key results potrebbero essere il completamento di quattro nuove funzionalità, o raggiungere un aumento del 10% degli utenti.
Analisi dei Rischi
In alcuni progetti, può essere utile condurre un’analisi dei rischi. Questo non è necessario per tutti i progetti, ma è importante per quelli con un alto grado di complessità o con impatti critici. Ogni mitigazione di un rischio è associato al costo affinchè sia gestito e alla sua probabilità: per i rischi a bassa probabilità e alto costo il PR può decidere volutamente di non farci caso, mentre per i rischi ad alta probabilità è necessario che vengano tenuti in considerazione. L’analisi dei rischi aiuta a individuare potenziali ostacoli e consente di valutare le azioni di mitigazione da intraprendere.
Esecuzione
Finalmente, entriamo nella fase di esecuzione del progetto. Il team è impegnato nella realizzazione dell’iniziativa pianificata. Durante questa fase, è importante mantenere il focus sugli OKR e sul raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Flessibilità e Aderenza al Piano
Mentre il progetto avanza, è possibile che si verifichino cambiamenti o nuove sfide. La flessibilità e l’abilità di adattarsi sono essenziali. Dobbiamo rimanere agili e reattivi, cercando soluzioni adeguate alle nuove circostanze.
Dopo il progetto
Alla fine del progetto, è fondamentale fare una revisione per identificare cosa è andato bene e cosa può essere migliorato. Questa analisi dovrebbe essere fatta senza cercare colpe o incolpare qualcuno, ma piuttosto per imparare dagli errori e per evitare di ripeterli in futuro.
Il ruolo del PM
Gestione
La prima domanda che ogni project manager deve porsi è: “Come gestirò questo progetto?” È fondamentale comprendere cosa è necessario fare per far sì che il progetto abbia successo. Ciò include anche come organizzare il team e decidere la frequenza dei meeting.
Collaborazione e Comunicazione
La collaborazione tra i membri del team è cruciale per il successo del progetto. È importante stabilire come avverrà l’aggiornamento e la comunicazione interna. Questo può essere fatto tramite meeting, mail, messaggi di slack o altri sistemi di comunicazione. L’obiettivo è mantenere il team allineato sulle attività e offrire spazi per discutere eventuali problemi.
Intercettare e risolvere i problemi
Il programma manager è lì per intercettare e risolvere i problemi del team. È considerato un “servant leader” e dovrebbe aiutare il team a risolvere le sfide. È importante riconoscere il lavoro del team e dare visibilità ai membri che hanno contribuito in modo significativo al progetto.
Celebrazione delle Vittorie
Non dimenticate l’importanza di celebrare le vittorie del team. Riconoscere i successi e mostrare apprezzamento per il lavoro svolto è fondamentale per mantenere alta la motivazione.