OKRs (Objective and Key Results)

Questo testo è la trascrizione sistemata di questo video.

In questo post, discuteremo degli OKRs (Obiettivi e Risultati Chiave) e come possono essere utilizzati come metodologia per impostare e monitorare gli obiettivi. Gli OKRs possono essere utilizzati da aziende, organizzazioni, team e anche singoli individui per definire i propri obiettivi e misurare i progressi verso il loro raggiungimento. Negli ultimi anni, molte organizzazioni hanno adottato il sistema degli OKR (Objectives and Key Results) come strumento di gestione per allineare gli obiettivi individuali e di squadra con quelli aziendali e per misurare le prestazioni. Questa metodologia può essere applicata a diversi periodi di tempo, ma i più comuni sono i trimestrali e gli annuali.

Vantaggi degli OKRs

Gli OKRs offrono diversi vantaggi nella pianificazione e nel raggiungimento degli obiettivi. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Chiarezza delle priorità: gli OKRs aiutano a definire le priorità sia per il singolo individuo che per l’intera organizzazione. Una volta scritti e condivisi, i OKRs forniscono un’indicazione chiara di ciò che è importante e rappresentano le cose più significative che il team, l’organizzazione o l’azienda dovrebbero raggiungere in quel determinato periodo.
• Standardizzazione della comunicazione: l’utilizzo degli OKRs permette di unificare e standardizzare la pianificazione e la comunicazione tra diversi team e livelli organizzativi. Ciò semplifica la comunicazione e rende più facile tenere traccia degli impegni presi, in quanto vengono forniti aggiornamenti periodici sullo stato di avanzamento.
• Allineamento delle priorità: gli OKRs facilitano l’allineamento delle priorità tra diversi team. Ad esempio, se un team ha un obiettivo di alta priorità che dipende da un altro team, possono discutere e concordare sui rispettivi OKRs per garantire che ci sia un adeguato allineamento delle priorità fin dall’inizio del periodo. Ciò evita sorprese o conflitti di priorità più avanti nel processo.
• Miglioramento dell’autonomia del team: gli OKRs consentono ai team di avere maggiore autonomia nell’esecuzione del lavoro. Avendo un quadro chiaro degli obiettivi e dei risultati chiave concordati, i team possono prendere decisioni più informate e priorizzare le attività in base ai risultati attesi. Ciò porta ad un aumento della velocità di esecuzione e al raggiungimento di risultati significativi.

Scrittura degli Obiettivi e dei Risultati Chiave

Ora vediamo come scrivere obiettivi e risultati chiave efficaci utilizzando la metodologia degli OKRs.

Gli Obiettivi: “Il Cosa”

Gli obiettivi descrivono il valore che si intende fornire all’azienda, al team o all’organizzazione. Ecco alcune linee guida per la scrittura degli obiettivi:

• Sii specifico: Gli obiettivi devono essere chiari e non ambigui. Evita dichiarazioni generiche come “migliorare l’azienda”. Sii specifico su ciò che si desidera raggiungere.
• Sii ambizioso ma realistico: Gli obiettivi dovrebbero essere difficili ma raggiungibili. Evita obiettivi irrealistici o troppo facili da raggiungere.
• Sii tangibile: Gli obiettivi dovrebbero essere espressi in modo da poter essere compresi e valutati oggettivamente alla fine del periodo. Evita obiettivi astratti come “essere il migliore” o “migliorare l’azienda”. Specifica cosa significa essere il migliore o come si può migliorare l’azienda.

Ecco alcuni esempi di obiettivi efficaci:

• Diventare l’app di messaggistica più utilizzata sull’App Store di Apple.
• Registrare più nuovi clienti al mese rispetto al nostro più grande concorrente.

I Risultati Chiave: “Il Come”

I Risultati Chiave (KR) descrivono i risultati misurabili che consentiranno di raggiungere l’obiettivo. Ecco alcune linee guida per la scrittura dei Risultati Chiave:

• Sii specifico: I KR dovrebbero essere definiti in modo chiaro e misurabile. Evita di scrivere KR che sono vaghi o difficili da valutare oggettivamente.
• Sii misurabile: I KR dovrebbero essere misurabili in modo da poter determinare se sono stati raggiunti o meno. Utilizza metriche concrete o obiettivi numerici per misurare i risultati.
• Sii ambizioso: I KR dovrebbero rappresentare un miglioramento significativo rispetto alla situazione attuale. Evita KR troppo facili o che non apportano un reale cambiamento.

Ecco alcuni esempi di Risultati Chiave efficaci:

• Consegnare un documento di progettazione condiviso concordato con il Team X entro la fine del trimestre.
• Aumentare le entrate del 20% rispetto al trimestre precedente.

Considerazioni sull’Implementazione degli OKRs

Prima di concludere, è importante sottolineare alcune considerazioni sull’implementazione degli OKRs:

• Proprietà: Ogni obiettivo e risultato chiave dovrebbe avere un proprietario chiaro all’interno del team. Questa persona sarà responsabile dell’implementazione e del raggiungimento dei risultati chiave correlati.
• Misurabilità: Gli OKRs dovrebbero essere misurabili in modo oggettivo. Ciò significa che dovrebbe essere chiaro se un KR è stato raggiunto o meno alla fine del periodo.
• Periodicità: Gli OKRs possono essere impostati per diversi periodi di tempo, ma i più comuni sono i trimestrali e gli annuali. La scelta dipende dalle esigenze e dalla natura del lavoro svolto.
• Bilanciamento: È importante trovare un equilibrio tra un numero adeguato di obiettivi e risultati chiave. Troppi OKRs possono disperdere l’attenzione e rendere difficile il loro raggiungimento, mentre troppo pochi potrebbero non coprire tutti gli aspetti rilevanti.

Vantaggi

Coordinamento tra diverse squadre

Uno dei vantaggi fondamentali degli OKR è la capacità di coordinare il lavoro tra diverse squadre e allineare le priorità. Se utilizzati correttamente, gli OKR offrono un modo semplice per coordinare il lavoro tra diverse squadre e garantire che tutti contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi comuni. Quando diverse squadre concordano una collaborazione, questo dovrebbe essere riflesso come OKR in entrambe le squadre, in modo che entrambe si impegnino a completare la loro parte del lavoro concordato. Questa caratteristica è estremamente potente perché una delle sfide più complesse da affrontare in un’organizzazione di grandi dimensioni è ottenere da altre squadre il completamento dei lavori concordati, poiché spesso è facile deprioritarli. Molte volte, questi lavori non sono la priorità principale per le squadre coinvolte. Formalizzando gli OKR, si ottiene un impegno formale per il loro completamento.

Il sistema di punteggio degli OKR

Valore tra 0 e 1

Un aspetto fondamentale degli OKR è il sistema di punteggio. Nelle organizzazioni più mature, il punteggio degli OKR di solito varia da zero a uno, rappresentando la percentuale di completamento dell’obiettivo. Ad esempio, un punteggio di uno indica il completamento al 100%, mentre 0,7 indica il 70% di completamento e così via. Questo sistema funziona bene, ma richiede la capacità di quantificare in modo affidabile il lavoro svolto.

Valore booleano

Un’alternativa che di solito raccomando quando le organizzazioni si avvicinano agli OKR per la prima volta è utilizzare un approccio semaforico, con il verde e il rosso. In questo caso, non si dispone di informazioni dettagliate come con la valutazione precisa, ma il punto è che se chiedo alle persone di fornirmi un punteggio preciso e non sanno come calcolarlo, potrebbero inserire un numero a caso solo per far vedere che hanno fatto qualcosa. Come destinatario del punteggio, potrei erroneamente considerare quel numero come il punteggio preciso del lavoro svolto. Pertanto, è importante trovare il giusto equilibrio, perché è sempre meglio avere un punteggio approssimativo con un semaforo di alta qualità. Se qualcuno mi dice che sono in ambra, allora sono in ambra, piuttosto che avere un numero preciso come 0,25, che sarebbe di bassa qualità perché è stato inventato senza un fondamento reale. Un punteggio approssimativo di alta qualità fornisce una visione molto migliore del punteggio degli OKR alla fine del periodo.

Punteggi intermedi e previsioni

Se pianifichi per un trimestre o un semestre, di solito hai aggiornamenti mensili, in cui fornisci un aggiornamento del punteggio per gli OKR e gli obiettivi. Ci sono due modi diversi per farlo:

• Utilizzare il punteggio previsto
• Utilizzare il punteggio effettivo. Nel primo caso, ad esempio, dopo il primo mese, se hai svolto un po’ di lavoro ma sei ancora convinto che entro la fine del trimestre arriverai al 100% di completamento, assegni un punteggio di uno, che rappresenta il 100%, anche se il lavoro non è ancora stato completato. L’altro approccio, che è più intuitivo, consiste nel valutare la quantità di lavoro svolto. Ad esempio, se nel primo mese hai completato il 50% del lavoro, il tuo punteggio sarà 0,5. Man mano che procedi, il punteggio aumenterà di solito, mentre nel primo approccio, poiché si tratta di una previsione, tende a diminuire invece di aumentare. All’inizio sei molto fiducioso di raggiungere il 100%, ma nel tempo possono verificarsi situazioni che portano a un punteggio inferiore, come ritardi o imprevisti. Entrambi gli approcci hanno vantaggi e svantaggi, ma è importante che in tutta l’azienda si utilizzi uno dei due. O tutti utilizzano il punteggio previsto o ogni singola squadra utilizza il punteggio effettivo. In caso contrario, si creerebbe una grande confusione e i dati sarebbero completamente inconsistiti.

Cosa fare con gli OKR non completati

Una delle domande frequenti riguardo agli OKR è cosa fare con quelli non completati. Se abbiamo un obiettivo che si supponeva essere completato e ne abbiamo completato solo la metà, dovremmo semplicemente portare tutto al periodo successivo? Dipende dal motivo per cui il lavoro non è stato completato. Una buona ragione potrebbe essere un cambiamento di priorità da parte dell’azienda. Ad esempio, nel bel mezzo del periodo, si potrebbe decidere che quel lavoro non è più importante o non è più una priorità. In tal caso, non c’è motivo di portarlo al trimestre successivo, perché non verrà comunque lavorato, dato che non è più una priorità. Invece, dovresti semplicemente annotare che abbiamo completato il 50% del lavoro e lasciarlo lì, passando ad altre priorità. Questo è perfettamente accettabile. Un altro motivo per non portare avanti gli OKR incompleti al trimestre successivo è se esiste un blocco misurabile che verrà sbloccato nel trimestre successivo e si sa già che richiederà molto tempo. In tal caso, non ha senso portarlo avanti per poi bloccarlo di nuovo nel trimestre successivo. Basta annotare che è stato bloccato nel trimestre successivo e, magari, in alcuni trimestri futuri lo riprenderai e lo includerai nella lista dei lavori su cui si intende lavorare. Infine, a volte si vogliono stabilire obiettivi molto ambiziosi. Ad esempio, si può avere l’obiettivo molto ambizioso di aumentare le entrate di vendita di 30 unità. Se si riesce a raggiungere 28 o 25, si può dire che è un risultato molto buono e assegnare un punteggio di 0,8 o 0,9 all’OKR. Si può quindi decidere che l’aumento delle entrate è stato in linea con l’obiettivo e che non sarà necessario lavorarci ancora nel trimestre successivo. Ci si concentrerà invece su un aumento della affidabilità o su altro lavoro che richiede tutte le risorse disponibili.

Domande frequenti e considerazioni finali

Per concludere, vorrei rispondere a un paio di domande frequenti che spesso vengono poste riguardo agli OKR.

1. È possibile modificare gli OKR durante il trimestre? In generale, è possibile, ma deve essere fatto in modo non unilaterale. Se una squadra stabilisce un obiettivo di raggiungere 1000 nuovi utenti e poi durante il trimestre si rende conto che 1000 è troppo ambizioso, potrebbe ridurlo a 800, quindi a 500 e infine a 200, sarebbe un’approccio scorretto. Non si dovrebbe consentire alle squadre di aggiornare unilateramente gli obiettivi in modo tale da manipolare il sistema. Tuttavia, se ci sono cambiamenti significativi, come modifiche nelle priorità aziendali o blocchi misurabili, è accettabile apportare modifiche agli OKR, a condizione che vengano proposte dalla squadra e approvate dalla leadership.
2. È ragionevole utilizzare punti intermedi per i KRS? Sì, può essere ragionevole utilizzare punti intermedi se ci sono evidenze che lo supportano. Ad esempio, se si nota che i progressi in un determinato ambito non sono lineari, ma seguono una progressione non lineare, è possibile creare KRS intermedi per riflettere questa situazione. Ad esempio, se si prevede di raggiungere 600 e si è completato il 50% nel primo mese, è possibile assegnare 200 per ciascuno dei mesi successivi, se si ritiene che sia un andamento realistico. Tuttavia, è importante che i punteggi intermedi siano significativi e basati su una valutazione realistica, anziché essere assegnati casualmente.

Infine, è importante sottolineare che introdurre gli OKR è un processo complesso di gestione del cambiamento, specialmente a livello aziendale. È necessario comprendere la cultura aziendale, trovare il modo di introdurre la metodologia in modo efficace e diffondere la conoscenza tra le persone. Inoltre, è importante avere gli strumenti adeguati per supportare l’implementazione degli OKR. Non basta annunciare a tutta l’azienda che si adotteranno gli OKR dal prossimo trimestre, ma è necessario pianificare e prepararsi adeguatamente affinché l’implementazione sia efficace.