Si tratta di un argomento importante, sia per i project manager e program manager, ma anche per chiunque partecipi a riunioni in ruoli tecnici o di altro genere. Spesso, molte persone si trovano a disagio nell’affrontare questa pratica, ma è fondamentale per garantire l’allineamento e la chiarezza tra tutti i partecipanti.
Iniziamo con alcune riflessioni sulla rilevanza degli appunti durante i meeting. L'obiettivo principale delle buone meeting notes è assicurarsi che alla fine dell'incontro tutti abbiano una comprensione comune di ciò che è stato discusso e deciso. Questo è particolarmente importante durante meeting complessi con molte persone, in cui alcuni potrebbero seguire solo alcune parti o avere interpretazioni diverse degli argomenti trattati. Gli appunti servono a certificare che tutti siano allineati su decisioni prese o azioni da intraprendere.
Per quanto riguarda gli strumenti da utilizzare, consiglio di scegliere un tool integrato nel vostro workflow lavorativo, come Google Docs o altre alternative simili. Questo vi permetterà di risparmiare tempo e semplificare la gestione delle informazioni.
Come prendere appunti in modo efficace
Spesso, i meeting possono essere molto intensi e densi di informazioni importanti. Potrebbe sembrare utile prendere nota di tutto ciò che viene detto, ma in realtà, è meglio focalizzarsi su ciò che è essenziale e rilevante. Prendere appunti in modo efficace significa concentrarsi sulle decisioni prese, le azioni da intraprendere e gli aggiornamenti chiave.
Ecco alcuni punti chiave per prendere appunti in modo efficace durante i meeting:
- Focus sulle decisioni e azioni: Concentrarsi sulle decisioni prese durante il meeting e sulle azioni da intraprendere. Questi sono i dettagli essenziali che dovrebbero essere inclusi nei vostri appunti.
- Evitare informazioni inutili: Non è necessario trascrivere tutto ciò che viene detto durante il meeting. Siate selettivi ed evidenziate solo ciò che è rilevante e importante.
- Condividere le note: È importante condividere le note con tutti i partecipanti del meeting. In questo modo, tutti saranno allineati sugli obiettivi, le decisioni prese e le azioni da intraprendere.
- Verificare le informazioni: Prima di condividere le note, verificate con le persone coinvolte se ciò che avete scritto è corretto. In questo modo, si eviteranno fraintendimenti e confusione in futuro.
- Utilizzare strumenti adeguati: Potete utilizzare documenti condivisi come Google Docs o Fogli Google per prendere appunti in modo collaborativo. Altrimenti, in base alla complessità del progetto, potreste utilizzare strumenti come Microsoft Teams o Slack per organizzare le informazioni.
- Gestire la documentazione di progetto: Se il progetto prevede molte riunioni ricorrenti, potrebbe essere utile organizzare la documentazione in cartelle condivise o creare un documento che funga da indice per facilitare la navigazione.
- Essere efficienti nei meeting: Limitare la durata dei meeting solo al tempo necessario e rispettare il tempo degli altri partecipanti. Se gli obiettivi del meeting sono stati raggiunti prima della scadenza, è bene concludere in anticipo.
- Automazione futura: Con lo sviluppo dell’intelligenza artificiale, potrebbe essere possibile delegare alcune attività di presa appunti a strumenti automatizzati come GPT e generative AI, ma al momento, rimane ancora fondamentale essere presenti e attivi nella gestione delle informazioni.
Chi deve prendere gli appunti?
Anche se non è un obbligo per il project manager, considero questa opportunità un’importante responsabilità. Gli appunti possono influenzare il modo in cui le decisioni vengono attuate, quindi è una buona pratica per i manager prendersene cura. Tuttavia, in alcuni casi, può essere complicato se il manager deve anche presentare o moderare la discussione. In questi casi, collaborare con un collega per dividere i compiti potrebbe essere più efficace.
Registrare i meeting?
Ritengo utile registrare le riunioni in cui si presentano dati tecnici o formative, o se ci sono presentazioni e demo importanti. In questo modo, i partecipanti possono riascoltare l’intera sessione offline, facilitando il recupero di informazioni. Tuttavia, per meeting di discussione e interattivi, preferisco utilizzare meeting notes scritte, più veloci da consultare e comprendere.
Infine, è interessante notare che le aziende spesso registrano i meeting, ma pochi li riascoltano integralmente. Questa pratica può ridurre le interazioni tra i partecipanti, poiché alcuni potrebbero esitare a esprimere opinioni impopolari sapendo di essere registrati. Le meeting notes scritte, invece, facilitano l’interazione e la comprensione delle decisioni prese.
Preparazione prima del meeting
Prima di iniziare il meeting, vi suggerisco di creare un documento in Google Docs (un file doc per ogni meeting ovviamente). Questo può essere fatto in modo rapido e semplice, magari utilizzando l’integrazione con Google Calendar (vedi questo video e questo link). In questo modo, avrete già a disposizione una struttura base del documento, potendo inserire il titolo del meeting, la data, l’ora e altre informazioni rilevanti.
Un altro passo fondamentale è preparare l’agenda del meeting, aggiungendo i vari argomenti importanti da trattare. Questo darà a tutti i partecipanti una chiara comprensione di ciò che verrà discusso e consentirà loro di prepararsi adeguatamente.
Durante il meeting
Una volta iniziato il meeting, vi suggerisco di mantenere la lista dei partecipanti aggiornata. Questo aiuterà a identificare chi ha partecipato al meeting e sarà utile per il follow-up.
Quando prendete appunti, concentratevi su ciò che è davvero importante. Non cercate di scrivere ogni singola parola detta durante il meeting. Invece, focalizzatevi sulle decisioni prese e gli action item identificati. Riportate chiaramente chi dovrà svolgere quali compiti e, se possibile, aggiungete anche una data di scadenza.
Dopo il meeting
Una volta concluso il meeting, dedicate qualche minuto a rivedere le vostre note. Assicuratevi che siano chiare e concise, senza troppi dettagli superflui. Le note devono essere un riepilogo delle decisioni e delle azioni da intraprendere, non un trascrizione completa del meeting.
Se ci sono decisioni importanti o azioni da intraprendere, mandate un follow-up alle persone coinvolte. Chiedete loro se ci sono dubbi o domande riguardo agli action item assegnati e confermate la data di completamento.
L’automazione con Apps Script
Se siete degli utenti più avanzati e volete aumentare ulteriormente l’efficienza del vostro lavoro, vi consiglio di esplorare Apps Script. Questa funzionalità di Google Docs vi permetterà di automatizzare diverse attività, sincronizzare il calendario con fogli di calcolo, automatizzare le etichette delle email e molto altro.