P.A.R.A

Il metodo P.A.R.A (Projects, Areas, Resources, Archives) è una metodologia Notebook-first di gestione delle informazioni (Personal Knowledge Management) inventato da Tiago Forte pensato per funzionare con una struttura gerarchica a cartelle. L’idea di base è organizzare l’informazione per la sua “azionabilità” rispetto ad una categoria precisa.

Questo sistema è pensato in modo che so sempre dove andare ad inserire l’informazione e so dove andarla a reperire quando mi serve:

• Universale: deve poter immagazzinare qualsiasi tipo di informazione da ogni sorgente
• Flessibile: deve poter lavorare con ogni progetto o attività di oggi e del futuro
• Semplice: non deve necessitare di manutenzione time-consuming
• Azionabile: deve integrarsi perfettamente con sistemi di gestione di task o di progetti
• Cross-Platform: deve funzionare con qualsiasi applicazione
• Orientato al risultato: l’informazione deve essere strutturata in modo da fornire informazioni di valore
• Modulare: permette diversi livelli di dettaglio che possono essere nascosti o mascherati in base al task corrente (Progressive Summarization).
• Opportunistico: sfrutta il più possibile del lavoro già fatto invece di richiedere ulteriore tempo

La struttura di P.A.R.A è formata da quattro aree, di cui le prime due sono quelle più interessanti.

• Un Project è una serie di task riferiti ad un obiettivo specifico, con spesso una deadline. Esistono inoltre delle condizioni oggettive per capire se un progetto è definibile come completato. Esempi possono essere scrivi un post di un blog, completa le specifiche di un progetto, sviluppa un project plan…
• Una Area di responsabilità è un insieme di attività che devono essere mantenute nel tempo. Esempi salute, finanza, sviluppo personale, famiglia, viaggi, hobby, auto, produttività, scrittura…
• Una Resource è una tematica che ci interessa. Esempi project management, musica, giardinaggio, architettura, build a second brain…
• L’Archivio è invece la raccolta di note dalle altre tre categorie che sono stati completati o di meno interesse. Esempi progetti completati, risorse che non sono più interessanti e così via. Ogni giorno completiamo dei task che sono naturalmente raggruppati in progetti i quali appartengono sempre a delle aree di responsabilità.

Project vs Area

Una delle difficoltà è capire cosa è un Project e cosa un’Area. Un Project ha la caratteristica principale di avere un obiettivo da raggiungere che deve essere svolto entro uno specifico momento nel tempo (deadline). Una Area invece non ha un obiettivo specifico ma piuttosto uno standard da mantenere, senza deadline. Possono essere periodi in cui dedico più o meno tempo a questo standard ma l’impegno deve rimanere costante a tempo indeterminato. Ogni progetto è sempre in una area di riferimento, per esempio:

• Correre una maratona è un progetto, “salute” invece è una area
• Pubblicare un libro è un progetto, mentre Scrittura è una area.
• Una vacanza in Tailandia è un progetto mentre Viaggi è una area. Come si nota ogni progetto può essere completo o incompleto mentre le aree sono solo degli standard da seguire e mantenere a tempo indeterminato. I progetti necessitano di essere orientati all’obiettivo, analitici e concentrati, le aree invece necessitano di auto consapevolezza e introspezione in quanto siamo nel regno delle abitudini e degli obiettivi di vita a lungo termine.

Questa separazione permette di avere sempre chiaro l’impegno e la durata dei nostri impegni. Visualizzare le aree non permette di capire quanto impegno ho in un determinato periodo di tempo, cosa che invece posso avere se visualizzo i progetti associati ad ogni area. Per esempio nell’esempio seguente posso capire bene quanto impegno ho nell’area “hiring/staffing” guardando i numero di progetti aperti associati a tale area. In secondo luogo senza questa distinzione non posso associare i miei sforzi quotidiani con gli obiettivi a lungo termine: guardando solo le aree queste non cambiano mai e conseguentemente la motivazione non può che calare. Visualizzare invece i progetti aperti e chiusi associati ad ogni area che cambiano ogni settimana mi permette di mantenere alta la motivazione sul lavoro che sto facendo. Infine un terzo vantaggio è vedere sempre i progressi che sto avendo su un determinato obiettivo. Nell’esempio sopra visualizzare tutti gli eventi organizzati in passato e conclusi mi permette di avere la giusta motivazione per organizzare l’evento successivo. Inoltre non ho una normale lista di eventi conclusi, ma una intera cartella con task, note, documenti e quanto imparato dall’evento passato.

Project vs goals

Una volta effettuato un elenco di tutti i progetti che abbiamo, scriviamoli in una lista con affianco la lista dei nostri generici obiettivi di vita. Tipicamente non tutti i progetti hanno degli obiettivi (sono gli hobby, cose che facciamo solo for fun senza un obiettivo ben definito) e non tutti gli obiettivi hanno un progetto (sono i sogni, cose che tendenzialmente vorremmo ma non stiamo facendo nulla per raggiungerli). Prendiamo per esempio l’obiettivo “perdere peso”. Se non è associato ad alcun progetto (perdere 4kg entro l’estate, iscrivermi in palestra entro il prossimo mese) rimane un sogno, vorrei perdere peso ma non sto facendo nulla. Al contrario se ho come progetto “iscrivermi in palestra entro il prossimo mese” senza alcun obiettivo, questo è un hobby: posso andare in palestra a divertirmi ma senza impegno ulteriore.

Resources

In questa sezione risiedono tutte le note di generiche informazioni (la wiki per intenderci) da utilizzare nei nostri progetti. La cartella “resources” da una indicazione sommaria di tutti i nostri interessi.

Resources vs Area

Se in Resources metto tutta la mia wiki, nell’Area di fatto cosa metto? La distinzione non è banale in quanto ogni nota potrebbe essere sia in Resources che in Area e viceversa: la distinzione è puramente personale. Nelle aree si mettono le note riferite ai ruoli che si hanno nella vita (coniuge, padre, capo) e le cose che richiedono tempo e attenzione costante (esercizi, finanza, case…) e inoltre tutte le informazioni personalmente rilevanti. Nelle Risorse invece metto tutte le note riferite ai miei interessi generici (produttività, psicologia, politica, marketing…) che non hanno nulla di personale e potenzialmente possono essere condivise con chiunque sull’internet. Per esempio nell’area Salute posso mettere le mie analisi del sangue, le visite, i vaccini… mentre nelle risorse posso mettere gli articoli che riguardano la dieta e la salute, i workout e così via.

Archives

Nell’archivio risiedono tutti i progetti completati ma che potenzialmente potrebbero contenere informazioni utili per i progetti futuri.

Workflow

Ogni giorno mi concentro sui task da fare di ogni progetto attivo, avrò quindi da una parte un task manager e dall’altra la lista dei progetti attivi. Ogni settimana posso effettuare una revisione di quanto fatto magari guardando le aree: sto rispettando gli standard che mi sono imposto in ogni area? In caso contrario ci sono delle abitudini o pratiche che voglio iniziare o terminare? Ogni settimana posso visualizzare anche le risorse: ci sono dei nuovi interessi che voglio approfondire?

Azionabilità

Uno dei principi fondamentali è quello dell’azionabilità dell’informazione: dato un problema devo poter chiaramente distinguere tra l’informazione non necessaria (il 95%) da quella che veramente mi interessa per il mio problema (il 5%). Le 4 sezioni di cui si compone P.A.R.A sono in ordine di azionabilità, in modo che possa essere concentrato sempre sulle cose rilevanti in questo momento. Inoltre ogni nota si può spostare da una categoria all’altra, nulla è statico.

Da progetto

→ Area

Può succedere che un progetto che inizia come impegno limitato nel tempo diventa a lungo termine e senza una scadenza fissa. Potrei iniziare un hobby come side project e poi farlo diventare una passione perenne.

→ Risorsa

Durante il lavoro per un progetto è normale generare tutta una serie di lavoro che ha un suo valore ma magari non andrà nel prodotto finale. Una volta finito un progetto è una idea darci una occhiata per trovare tutto il materiale che potrebbe essere utile per i progetti futuri e eventualmente farlo diventare una risorsa.

→ Archivio

Questo è lo standard quando un progetto è stato terminato

Da Area

→ Progetto

Evento molto raro, può essere che inizio un progetto (viaggio a Bali) e realizzo che ci sono già parecchie note che potrebbero essere utili nell’area Viaggi. Posso convertire l’area Viaggi in viaggio a Bali per avere tutte le note.

→ Risorsa

Ricordo che le informazioni importanti solo per me devono stare in Aree mentre quelle utili per tutti in Risorse. Può succedere che dell’informazione che ritenevamo utile solo per noi in verità può dare valore anche ad altri e conseguentemente tale informazione può essere spostata.

→ Archivi

Può capitare che una area di interesse non sia più tale (cambio lavoro, cambio morosa, cambio casa) e conseguentemente venga spostata.

Da risorse

→ Progetti

Succede quando un generico interesse diventa un progetto effettivo. Per esempio raccolgo risorse random su qualcosa e ad un certo momento voglio farle diventare un post sul blog. Le risorse diventano così un progetto.

→ Area

Succede quando ti accorgi che una qualche informazione si può applicare ad una area di responsabilità della tua vita.

→ Archivi

Quando delle risorse non vengono utilizzate per lungo tempo tipicamente significa che ci ho perso interesse e conseguentemente meglio metterle in archivio piuttosto che lasciarle in mezzo alle altre.

Da archivi

Le note negli archivi vengono riesumate nella loro corretta sezione quando diventano di interesse.

P.A.R.A. di Mr. Rip

Mr.Rip in questo video descrive la sua struttura P.A.R.A. utilizzando Roam Research. A differenza della struttura tradizionale utilizza aree figlie di altre aree e inoltre utilizza poco le risorse e gli archivi.

Aree

Di seguito le sue aree:

• Salute
• Me stesso
• Creatività
• Soldi
• Lavoro
• Famiglia
• Persone
• Mondo
• Casa
• Apprendimento
• Produttività
• Roam
• Tempo libero

Dato che ha poco senso riempirsi di mille aree ed è bello tenere le aree di alto livello molto generiche come “salute” e “lavoro” ha implementato il concetto di area figlia. Per esempio sotto la sua area lavoro ha due altre sotto aree che sono “blog” e “lavoro effettivo”. Ogni area ha il seguente template:

• Cosa
• Perché
• Data
• Figlia di
• Tags
• Standard: elenco puntato di standard che voglio mantenere (seguendo proprio il concetto di area come elenco di standard che voglio mantenere nel tempo)
• Progetti: elenco di progetti (insieme di task) associati a tale area. Possono anche esserci dei task associati all’area non riferiti ad un progetto specifico.

Progetti

Per esempio se prendiamo il progetto “Restyle blog pages” si aprirà una pagina dedicata a tale progetto con delle note aggiuntive e un elenco di task da completare.

Ogni progetto ha uno status che può essere:

• Ready: il progetto è pronto per essere iniziato;
• Active: il progetto è in corso;
• Completed: il progetto è completato;
• Abandoned: progetto abbandonato.

Ogni progetto inoltre può avere una sezione Risorse con i link ad altre note con tutte le risorse interessanti per lo sviluppo di tale progetto. Un altro esempio di progetto è il seguente

Root

Rip ha definito una area fake chiamata “root” che è una pagina con lo scopo di contenere la lista delle altre aree e il link ad una pagina contenente la lista dei progetti attivi. Questa pagina è comoda per avere una visualizzazione riassuntiva di tutto il proprio sistema PARA, per esempio nella routine annuale descritta nella pagina dedicata alla pianificazione c’è una review di tutte le aree a partire da questa pagina.

Project list

In questa pagina ho una visualizzazione, con dei commenti, di tutti i progetti attivi. Questo è un comodo entry point per capire su cosa sto lavorando e cosa mi aspetta prossimamente. Massimo 4 progetti possono essere Active (impossibile lavorare su troppa roba contemporaneamente), i progetti fermi devono tornare in Ready.