Si deve considerare la mia lista non come una lista delle cose da fare, ma come una lista delle cose che potrei fare. Ogni giorno scelgo cosa voglio completare in base a come va la giornata e alle mie priorità. Questo approccio riduce la pressione e mi permette di aggiungere nuovi progetti o compiti senza sentirli come un peso. Si può organizzare la lista in tre categorie:
- cose da fare oggi
- cose da fare questa settimana
- altre cose da fare
Caratteristiche di una buona To-Do List
prioritizzazione
Prima di tutto, deve essere prioritizzata. La priorità ci permette di lavorare in modo ordinato, affrontando le attività più importanti prima di quelle meno urgenti. Inoltre, una To-Do List deve essere finita. Non può essere infinita, altrimenti rischiamo di non completare mai tutte le attività elencate, lasciando un senso di frustrazione.
Quando ricevete una richiesta, prima di inserirla nella vostra lista, dovreste valutare quanto sia urgente e la data entro cui deve essere completata. Queste informazioni saranno utili per la vostra organizzazione.
Personalmente, utilizzo un documento per gestire la mia To-Do List. Organizzo le attività in tre categorie principali:
- Priorità 0 (P0): Questi sono i compiti di massima priorità, che devono essere conclusi entro la fine della mia giornata lavorativa attuale. Le attività qui devono essere affrontate immediatamente.
- Priorità 1 (P1): In questa sezione inserisco tutti i compiti che devono essere completati entro la prossima settimana al massimo. Sono comunque attività importanti ma con una scadenza leggermente più distante rispetto alle P0.
- Priorità 2 (P2): Questa è la categoria per tutte le attività che non hanno una scadenza immediata. Sono compiti che mi piacerebbe svolgere ma che possono aspettare fino a quando ho completato le attività delle priorità più alte.
Non infinita
Molto spesso, le To-Do List si trasformano in liste infinite di compiti spostati avanti nel tempo senza mai essere completati, diventando inutili. Per evitare ciò, è importante prendere in considerazione alcuni suggerimenti pratici. Se la vostra lista è troppo lunga, potrebbe essere necessario agire su alcuni filtri. Ad esempio, nella vostra casella di posta elettronica, potete creare filtri per organizzare le richieste in categorie specifiche, semplificando la gestione dei progetti e delle attività correlate.
Senza i task delegati
Inoltre, è importante eliminare dalla lista le attività delegate ad altri, assicurandovi che le persone responsabili si occupino di portarle avanti. Questo vi permetterà di concentrarvi sulle attività più rilevanti per voi. Ricordate che il completamento di una voce sulla To-Do List è gratificante: tirare una riga su un’attività svolta dà un senso di soddisfazione personale e positiva energia.
Dettagliata
Dettagliare gli elementi della To-Do List è essenziale. Non basta scrivere “Progetto X”. È meglio specificare azioni concrete, come “Concludere la pianificazione del progetto” o “Creare il charter del programma”. In questo modo, le attività saranno più chiare e facili da completare.
Semplice
Infine, voglio sottolineare che la semplicità è essenziale nella gestione della To-Do List. Evitate di utilizzare strumenti troppo complicati che richiedano un eccessivo tempo di gestione. L’obiettivo è ottimizzare il tempo e l’efficienza, non aggiungere un carico di lavoro extra.
Sezione delle attività completate
Un altro aspetto che trovo utile è tenere una sezione dedicata alle attività completate. Dopo averle svolte, le sposto in questa sezione. Questo mi dà una sensazione di soddisfazione e, inoltre, rende più semplice fare un riassunto del lavoro svolto in periodi più lunghi, come sei mesi, per valutazioni aziendali.
Supporto tecnologico
Esistono mille metodi per gestire To-Do list, i metodi analogici con carta e penna come il Il metodo Bullet Journal oppure app come Todoist o documenti più semplici come Google Docs.
L’utilizzo di un documento digitale è più pratico e permette una maggiore flessibilità. Posso copiare e incollare informazioni da diverse fonti e aggiungere o togliere elementi in base alle varie discussioni durante la giornata.
Per quanto riguarda la gestione dei Task legati ad altri membri del team o a progetti, utilizzo gli strumenti di Project Management condivisi. Se, invece, ci sono compiti personali o trasversali che non sono strettamente legati a un progetto specifico, li tengo all’interno del mio documento.