Pillars Pipelines and Vaults

Questo sistema introdotto da August Bradley permette di creare un LifeOS completo, basato sul pensiero sistemico e con un approccio olistico. L’obiettivo non è avere un banale sistema di note taking o todo-list ma avere un sistema che guardi a 360° le nostre idee, prospettive e progetti e ci permetta di capire sempre se stiamo andando nella giusta direzione. L’obiettivo di questo sistema è ottenere:

• Concentrazione su quello che dobbiamo effettivamente fare
• Allineamento con i nostri valori ad alto livello
• Conoscenza

L’idea è che qualsiasi cosa che facciamo, giorno per giorno o mese per mese sia sempre direttamente connessa alle nostre aspirazioni e ai nostri valori.

Scopo del sistema

Pensiero sistemico

Il pensiero sistemico parte dal riconoscimento che tutti i sistemi sono parte di un sistema più ampio: è un approccio olistico che va contro il modo standard di affrontare le questioni. Mentre l’approccio analitico scompone i sistemi in parti, il pensiero sistemico li considera come un tutto, cercando di identificare i modelli che emergono dalle interazioni tra le parti.

Il pensiero sistemico richiede di definire gli input, gli output e i movimenti all'interno del sistema, capire cosa entra e cosa esce, individuare i percorsi e valutare la velocità degli spostamenti. Inoltre, è essenziale distinguere gli elementi lineari da quelli circolari, poiché i componenti fondamentali dei sistemi tendono ad avere un carattere circolare. Questo aiuta a individuare i pattern che sono centrali per il funzionamento del sistema. Una volta individuato il pattern è possibile analizzarlo per capire se influenza altri sistemi.

Feedback loop

Un feedback llop è un modello che si auto-ingrandisce o si auto-diminuisce nel tempo, aumentando o diminuendo sistematicamente ad ogni iterazione. riconoscerli è fondamentale. Questi loop possono portare a una crescita esponenziale o a un declino, a seconda di come sono progettati. Ad esempio, mantenere abitudini quotidiane o settimanali può generare effetti cumulativi che aumentano in modo crescente, simile all’interesse composto su un conto di risparmio.

Bilanciamento

Ogni sistema duraturo richiede elementi di bilanciamento per evitare squilibri. Ad esempio, le revisioni periodiche, come la revisione settimanale o mensile, sono potenti strumenti di bilanciamento che aiutano a mantenere il sistema in equilibrio.

Comprendere i processi di bilanciamento è altrettanto importante, in quanto aiutano a mantenere l’equilibrio nel sistema. Ogni sistema che perdura nel tempo avrà proprietà di bilanciamento che ne prevengono il disastro.

Interazione

Infine, è essenziale studiare l'interazione del sistema con altri sistemi. Tutti i sistemi fanno parte di sistemi più ampi, e comprendere come interagiscono è fondamentale. L’analisi dei sistemi all’interno dei sistemi può portare a nuove intuizioni e confermare l'esistenza di pattern simili a diverse scale.

Struttura

Pillars

I “Pillars” sono le fondamenta del sistema PPV. Essi rappresentano le aree chiave della vita di un individuo, quali la salute, l’educazione, la carriera, le finanze, le relazioni, e il benessere personale. Ogni pilastro è essenzialmente una categoria ampia che incapsula gli aspetti più significativi e impattanti della vita di una persona.

L’idea è che, identificando e definendo chiaramente questi pilastri, un individuo può meglio organizzare e priorizzare le proprie azioni e decisioni quotidiane in modo che allineino con i propri valori fondamentali e obiettivi a lungo termine. Questo non solo fornisce una direzione chiara, ma aiuta anche a mantenere l’equilibrio tra le varie sfere della vita, assicurando che nessun aspetto importante venga trascurato.

Pipelines

I “Pipelines” nel sistema PPV sono i processi o flussi di lavoro che collegano gli obiettivi e le attività giornaliere con i pilastri. Ogni pipeline è un sistema di gestione delle attività che trasforma le idee e gli obiettivi in azioni concrete. Questi flussi di lavoro sono progettati per essere iterativi e scalabili, adattandosi all’evoluzione delle esigenze e delle priorità dell’individuo.

Nel dettaglio, una pipeline può includere tutto, dai compiti quotidiani e le checklist, ai progetti più complessi e a lungo termine. L’importante è che ogni elemento all’interno del flusso di lavoro sia direttamente legato a uno o più pilastri, garantendo che tutte le azioni intraprese siano intenzionali e allineate con gli obiettivi più grandi dell’individuo.

Ad alto livello ci sono i goal, quindi quello che vogliamo diventare o ottenere. A livello più basso i projects, quindi tutti quei progetti che mi permettono di avvicinarmi ai miei goal. A livello ancora più basso i task, quindi tutti i singoli piccoli task quotidiani che sommati permettono di completare i progetti che mi permettono di avvicinarmi ai miei goal. Ogni livello è associato ad un ciclo di review con tempistica differente.

Review

I database nei pipeline sono soggetti a n cicli di review, dalla giornaliera a quella annuale in modo che siano sempre coerenti con quello che vogliamo fare, alle nostre aspirazioni e così via.

Daily

Nella daily review banalmente guardo i task che non sono riuscito a fare oggi e eventualmente sposto la Do Date di quelli mancanti ad un giorno successivo

Weekly

Nella weekly review guardo invece a livello di Projects, allineo ogni task ad un project e verifico che quindi ogni progetto abbia i suoi task assegnati e pronti

Monthly

Nella monthly review invece ragiono a livello ancora superiore, quindi di Goal Outcomes, valutando se ogni progetto è allineato con i miei goal outcome.

Come gestire i recurring task

Per i task che si ripetono ogni tot tempo ci sono due approcci:

• Creare il task con Status “Remember” con Do Date la prossima data dove dovrò fare la cosa. Quando sarà tale data e avrò fatto quella cosa invece di metterlo come “Done” basterà spostare la Do Date alla data successiva dove dovrà essere fatto quel task.
• Creare il task con Status a scelta e Do Date la data dove dovrò fare il task come sopra. Poi duplico il task e la copia la assegno alla data successiva e così via continuando a duplicare. Non sarà bellissimo ma comunque in qualche minuto si schedula tutto. Questo ha senso per i task molto grossi.

Vaults (Depositi)

I "Vaults" sono essenzialmente le biblioteche di informazioni (personal knowledge system), risorse, documenti, e dati che supportano i pilastri e i pipelines. Questi depositi sono organizzati in modo tale da essere facilmente accessibili e utilizzabili quando necessario. Possono includere tutto, dai documenti personali, come certificati o documenti finanziari, a risorse di apprendimento, come articoli, libri, e corsi.

Il vantaggio di avere un Vault ben organizzato è doppio: da un lato, esso fornisce un accesso rapido alle informazioni necessarie per prendere decisioni informate e agire efficacemente; dall’altro, aiuta a mantenere la chiarezza mentale riducendo il clutter informazionale che spesso si accumula nelle nostre vite digitali e fisiche.

Ogni elemento nei database delle Pipelines e dei Vaults deve essere associato al suo Pillar.

Do Date vs Due Date

Due Date

Il Due Date è la data di scadenza di un compito o progetto. È il termine ultimo entro il quale un’attività deve essere completata. Nella gestione del tempo tradizionale, il due date è ampiamente utilizzato per definire le priorità e garantire che i compiti vengano completati nei tempi previsti. È una sorta di linea di arrivo che indica quando il risultato di un’attività è dovuto, sia esso un report, un pagamento, una consegna di prodotto, o qualsiasi altro tipo di output.

Do Date

Il Do Date, d’altro canto, si riferisce alla data in cui si prevede di lavorare effettivamente su un’attività. Piuttosto che indicare quando un'attività deve essere completata, il do date stabilisce quando iniziare a lavorare su di essa. La principale differenza tra do date e due date è che il primo si concentra sul quando iniziare un’attività, mentre il secondo sul quando l’attività deve essere finita. In questo modo sono io che attivamente gestisco, tramite il calendario, ogni giorno quali task devo fare e, dato un task nuovo, vedo effettivamente se ho spazio per fare tale task oppure sono già pieno. Questo in opposto alla classica lista gigante di cose da fare entro un tot tempo senza che ci sia una schedulazione su cosa effettivamente fare giorno per giorno. In questa immagine si vede come ogni giorno abbia al massimo 3 task; in questo modo non ci sentiamo schiacciati dalla mole di lavoro da fare ma ogni giorno è schedulato correttamente. Se vediamo che non riusciamo a fare tutto nella visualizzazione calendario possiamo spostare il task ad una data dove siamo più liberi.

Differenze tra project e goal

In GTD (Getting Things Done), e analogamente in PPV, i concetti di “projects” (progetti) e “goals” (obiettivi) sono distinti e servono a organizzare e strutturare il lavoro in modo più efficiente. I progetti sono azioni specifiche e concrete necessarie per completare un compito più ampio, mentre gli obiettivi rappresentano le direzioni di lungo termine e più ampie verso cui si tende nel contesto generale della propria vita o del proprio lavoro.

Goal (Obiettivo)

Un “goal” nel contesto del sistema PPV è un obiettivo a lungo termine che un individuo desidera raggiungere. Questi obiettivi sono di solito ampi, significativi e spesso collegati ai valori fondamentali o ai “pillars” della vita di una persona e tipicamente possono comprendere più progetti. Un goal rappresenta una sorta di visione o direzione generale verso cui si sta lavorando. Può essere qualcosa di relativamente grande e astratto, come “diventare finanziariamente indipendente”, “mantenere un eccellente equilibrio tra lavoro e vita privata”, o “contribuire positivamente alla comunità”. I goal vengono revisionati una volta al mese/quarter.

Caratteristiche dei Goals:

• Visionari: I goals sono spesso visionari e rappresentano aspirazioni che danno significato e direzione.
• A lungo termine: Si estendono su un arco temporale lungo, talvolta anni.
• Misurabili: Benché ampi, devono essere definiti in modo tale da poter misurare il progresso verso di essi.
• Motivazionali: Forniscono motivazione e ispirazione, servendo come catalizzatori per l’azione personale.

Project (Progetto)

Un “project” nel sistema PPV è un insieme di attività coordinate che sono dirette verso il completamento di un obiettivo specifico e tangibile. Un progetto può essere suddiviso in varie azioni concrete e specifiche necessarie per raggiungere l’obiettivo finale. Queste azioni vengono elencate e trattate come attività distinte. I progetti sono i blocchi costruttivi attraverso i quali gli obiettivi (goals) vengono realizzati. Essi sono più concreti e limitati nel tempo rispetto agli obiettivi, e ogni progetto ha uno scopo chiaro e definito. I progetti vengono revisionati una volta a settimana.

Caratteristiche dei Projects:

• Concreti e specifici: Ogni progetto ha parametri ben definiti e un endpoint chiaro.
• A breve termine o medio termine: Di solito si completano in un periodo di tempo più breve, da qualche settimana a diversi mesi.
• Orientati all’azione: I progetti sono costruiti intorno a compiti specifici che devono essere eseguiti per portare a compimento il progetto stesso.
• Misurabili: Il successo di un progetto è misurabile attraverso il completamento delle sue componenti.

Esempio

Ecco un esempio di come potresti strutturare l’obiettivo di leggere 5 libri di crescita personale nel corso del 2024 utilizzando GTD, suddividendolo in progetti specifici con relative attività.

Obiettivo (Goal):

• Obiettivo di Lettura per il 2024:
  • Priorità: Alta
  • Descrizione: Leggere 5 libri di crescita personale entro il 31 dicembre 2024 per acquisire nuove conoscenze e promuovere lo sviluppo personale.

Progetto 1: “Mindset” di Carol S. Dweck

• Priorità: Alta
• Descrizione: Leggere il libro “Mindset” di Carol S. Dweck per comprendere meglio l’importanza delle mentalità flessibili.
• Due Date: 28 febbraio 2024
• Deadline: 31 marzo 2024
  • Task/Attività:
    1. Ricerca e Acquisto:
       • Trovare una copia del libro “Mindset” online o in libreria.
       • Acquistare il libro.
       • Due Date: 15 gennaio 2024
    2. Pianificazione della Lettura:
       • Stabilire un piano di lettura per il libro, pianificando il tempo di lettura settimanale.
       • Preparare un elenco di note o punti chiave da osservare durante la lettura.
       • Due Date: 15 febbraio 2024
    3. Lettura Attiva:
       • Iniziare e completare la lettura del libro “Mindset”.
       • Prendere appunti e riflessioni importanti durante la lettura.
       • Deadline: 31 marzo 2024

Progetto 2-5: Altri libri come sopra