La produttività è una disciplina che mi interessa non tanto per l’idea capitalistica del “fare il maggior numero di cose possibili al fine di fare soldi” ma seguendo l’idea di Tim Ferriss di focalizzarsi sul ridurre il tempo per fare quello che siamo obbligati a fare per guadagnare al fine aumentare il tempo da dedicare a quello che ci fa stare bene.
Possiamo definire la produttività come il rapporto tra quanto produciamo di utile e il tempo che impieghiamo per farlo, il tutto moltiplicato per il fattore “divertimento”, che significa piacere nel farlo. L’obiettivo è ovviamente massimizzare il risultato, quindi aumentando l’output utile, diminuendo il tempo impiegato e aumentando il piacere nel farlo.
Note
La cosa più importante è definire i propri obiettivi, i passi per portarli a termine e la riflessione periodica per capire se si sta andando verso la direzione giusta.
Organizzazione: pilot, plane e engineer
Ali Abdaal, nel suo corso su SkillShare, suggerisce la metafora del pilot/plane/engineer per rappresentare come dovremo organizzare la nostra giornata. Possiamo dividere le azioni che compiamo in una giornata con una metafora: il 10% del tempo agiamo come piloti, l’85% come aerei e il 5% come ingegneri.
| Ruolo | Tempo |
|---|---|
| Pilot | 10% |
| Plane | 85% |
| Engineer | 5% |
Il pilota ha il ruolo di monitorare che quello che produciamo sia effettivamente utile e non siano cose fine e se stesse.
Pilot
Il ruolo del pilota è quello di stabilire il percorso per l’aereo, quindi assicurarsi che l’output che stiamo per produrre sia effettivamente utile, ovvero che sia in linea con ciò che dobbiamo fare e con ciò che vogliamo fare, il tutto cercando il più possibile di avere un growth mindset.
Definizione degli obiettivi
Dobbiamo pensare a dove effettivamente vogliamo arrivare e qual è la destinazione che state puntando. Essere estremamente chiari e decisi sui propri obiettivi. Avere una destinazione in mente vi aiuterà nel vostro viaggio e vi darà una certa direzione. Potete suddividere i vostri obiettivi in tre categorie che si distinguono entro quando io voglio essere in una determinata condizione:
- lungo termine (>5 anni):
- medio termine (3-5 anni):
- breve termine (1 anno):
Decidere gli obiettivi
Il tempo che abbiamo a disposizione è finito e non avremo mai tempo di fare tutto quello che potenzialmente abbiamo in mente di fare. E’ importante quindi scegliere bene i nostri obiettivi perché scegliendone uno si sta per forza non scegliendone altri. Un’interessante libro a riguardo è il famoso 4000 Weeks.
Scomposizione degli obiettivi
Avere degli obiettivi è importante, ma non basta per progredire verso di essi. Dovete scomporre i vostri obiettivi in azioni concrete che vi aiuteranno a progredire verso il risultato desiderato. Non è necessario complicare e scomporre gli obiettivi in migliaia di passaggi diversi, concentratevi invece su cosa dovete fare settimanalmente per avvicinarvi al vostro obiettivo.
In una frase: quali sono le attività che devo fare ogni settimana per fare progressi relativamente al mio obiettivo?
Pianificazione
La fase di pianificazione avviene tipicamente la mattina per esempio facendo Journaling. Una volta sgombrata la mente si guarda il mio calendario e le liste di cose da fare nell’ottica di capire cosa fare effettivamente durante il giorno, e quindi al mattino sto stabilendo l’intenzione per il resto della giornata. Bisogna sempre fare attenzione che quanto si definisce di voler fare sia coerente con i nostri Orizzonti di Focus, sia sul brevissimo termine (orizzonte 1) ma anche sul medio lungo termine. In questo modo apprezzeremo sempre una crescita personale nel lungo periodo. Può essere un’idea decidere di fare una cosa “extra” in base al tema del mese corrente.
Calendario
quote::““A volte le persone chiedono perché mi preoccupo di pianificare in modo così dettagliato. La mia risposta è semplice: genera una quantità enorme di produttività. Una settimana lavorativa di 40 ore pianificata a blocchi di tempo, stimo, produce la stessa quantità di produzione di una settimana lavorativa di 60 ore seguita senza una struttura”“
Il calendario ha un ruolo fondamentale nella pianificazione della giornata, l’ottimo sarebbe di fare solo le cose che sono state pianificate a calendario. E' il calendario che deve dirci cosa dobbiamo fare. Appena si ha idea di un evento o di qualcosa che dobbiamo fare è buona norma inserirlo nel calendario: questo ci da consapevolezza del tempo che abbiamo e come lo allochiamo. Questa tecnica, chiamata Time blocking è forse la tecnica fondamentale per la produttività.
Tip
Tutto ciò che non c’è sul Calendar non esiste.
Una versione ideale del time blocking è la definizione a priori di una Ideal week al fine di avere una idea di come vorremmo fosse strutturata la nostra settimana. Un’idea è colorare gli eventi del calendario in base alla loro priorità o categoria, in modo che risultino più gradevoli da vedere.
Todo list
E’ importante utilizzare To-do list per avere scritto tutte le cose che dobbiamo fare senza che ce ne dimentichiamo qualcuna. Durante la fase di pianificazione della giornata è utile scegliere un Daily Highlight giornaliero, un’attività importante che devo completare quel giorno. Inoltre è buona norma affrontare subito la cosa più sgradevole nella lista, la cosiddetta “frog”, che è il compito peggiore che si tenderebbe ad evitare. Per questo è indispensabile una prioritizzazione dei task a cui attenersi strettamente. Attenzione a non sovraccaricare la lista delle cose da fare in una giornata, per farlo è utile seguire la regola 1-3-5: un compito importante, tre compiti medi e cinque compiti minori.
Plane
Il compito dell’aereo è eseguire gli ordini del pilota. Non vogliamo pensare troppo a cosa stiamo facendo quando siamo l’aereo, perché idealmente abbiamo già stabilito che al mattino, quando facciamo il pilota, abbiamo impostato il corso per la giornata. Ma sfortunatamente, mentre l’aereo costituisce la maggior parte del nostro tempo, è anche solitamente la parte in cui la maggior parte delle persone ha difficoltà quando si tratta di produttività. L’aereo ha tre funzioni:
- Decollare in sicurezza
- deve mantenere il corso e non distrarsi lungo la strada
- Atterrare
Decollo
Per quanto riguarda la fase di decollo, quindi iniziare a fare le cose che ci siamo prefissati di fare, non possiamo basarsi sulla motivazione in quanto (come la forza di volontà) è un sentimento finito, che va e viene e a cui non possiamo fare affidamento. A volte non si inizia a fare qualcosa per il troppo overthinking e si entra in quella che è definita analysis paralysis che ci impedisce effettivamente di iniziare.
Per fare in modo invece di far sì di fare le cose indipendentemente dalla motivazione (dall’esterno viene visto con il termine “disciplina”) conviene modificare la propria identità. Altri trucchi sono:
- rendere l’azione più divertente o piacevole in quanto se ti diverti a fare qualcosa, sarai molto più propenso a farlo.
- Rendere le conseguenze del non fare qualcosa più dolorose (vedi commitment)
Per quanto riguarda l’iniziare effettivamente a fare la cosa possiamo sfruttare la prima legge di Newton che dice che se sei fermo, continuerai a restare fermo. Ma se ti stai muovendo, in realtà non hai bisogno di alcuna forza aggiuntiva per continuare a muoverti, continuerai semplicemente a muoverti. L’obiettivo è quindi “hackerare” il nostro cervello per iniziare semplicemente a fare il compito, per farlo analizziamo alcune tecniche:
- Regola dei due minuti
- La regola dei cinque minuti
- Progettazione dell’ambiente: l’ambiente deve essere progettato per dare il minor attrito possibile nel fare quello che vogliamo fare.
Rotta
Uno dei modi più importanti per rimanere in rotta è entrare nello stato di flow, per farlo i compiti che dobbiamo fare devono essere stimolanti (altrimenti subentra la noia) ma non esageratamente difficili (altrimenti subentra l’ansia). Quando non siamo nello stato di flusso, quindi quando stiamo facendo qualcosa di troppo rilassante o noioso, tipicamente iniziamo a sentire il bisogno di controllare il telefono o rispondere a un messaggio o qualcosa del genere. Non è semplice entrare in questo stato ma possiamo fare in modo di rendere la cosa la più semplice possibile:
- No notifiche di alcun tipo;
- Pochi pensieri di ansia o stress (per diminuirli aiuta il journaling o meditazione);
- No multitasking;
- Ambiente che ispiri concentrazione (scrivania pulita, ordine, musica si sottofondo, luci soffuse, zero rumore, una tazza di caffè/tè);
- Usare la tecnica del pomodoro;
- Fare time tracking Su questo stato Cal Newport ha scritto un intero libro chiamato Deep work. Le mie tecniche per ridurre al minimo le distrazioni sono elencate qui.
Correzione della rotta
Se sei su un aereo e ti stai allontanando dalla rotta, non vuoi continuare a deviare dalla rotta. Se ti accorgi di allontanarti dalla rotta, puoi semplicemente correggere il percorso e tornare sulla strada giusta. Sembra una banalità ma quando ci distraiamo e pensiamo, oh, accidenti, ho appena sprecato 20 minuti a sfogliare Reddit, sai cosa, tutta la giornata è rovinata. Potrei anche guardare video su YouTube per altre cinque ore, ma in realtà, l’intera giornata non deve essere considerata persa. Il motivo per cui l’intera giornata è diventata un fallimento è perché pensiamo che ci siamo allontanati dalla rotta e ora non possiamo più tornare indietro ma ovviamente non è così. Non avere giudizi negativi su se stesso in caso di distrazioni ma consapevolezza di poter tornare sempre sulla giusta rotta è un’ottima abilità.
Atterraggio
Anche se l’atterraggio non è la cosa più difficoltosa è importante comunque avere delle tecniche a riguardo.
Scadenze artificiali
In sostanza, l’idea è che, a causa della legge di Parkinson, secondo cui il lavoro si espande per riempire il tempo a nostra disposizione, vogliamo effettivamente darci scadenze fittizie per lavorare. Se abbiamo qualcosa da fare senza scadenze continueremo a procrastinare, impiegandoci magari 10x del tempo che ci impiegheremmo se ci imponessimo di fare la cosa entro una determinata data.
L’importanza di ricaricare le batterie
Dopo l’atterraggio è importante prendere delle pause e trovare il tempo per ricaricare le vostre energie durante la giornata. Esempio di attività che possono ricaricare l’energia:
- Fare una passeggiata
- Fare esercizio fisico
- Imparare una cosa nuova
Engineer
Il ruolo dell’ingegnere è triplice:
- rendere l’aereo più veloce (quindi fare le cose più velocemente)
- rendere l’aereo efficiente dal punto di vista del consumo di carburante (il sistema deve reggersi da solo senza troppo impegno di tempo e mentale per mantenerlo)
- mantenere l’aereo organizzato (ridurre l’entropia con continue revisioni, settimanali e mensili in modo che sia tutto organizzato e ordinato)
Velocità
Per essere tecnicamente più veloci nel fare le cose possiamo allenarci con la scrittura con la tastiera o installare software di keyboard snippets come Espanso o infine imparare come leggere velocemente.
Efficienza
Per quanto riguarda l’efficenza possiamo utilizzare il Sistema C-C-O-R-E:
- Catturare: Ogni task, anche il più piccolo, non deve rimanere nel nostro cervello ma in un sistema esterno centralizzato e affidabile. Una volta che hai il 100% di copertura, puoi fidarti del tuo sistema anziché fare affidamento sul sistema più il cervello.
- Chiarire: Riflettere sui task presi sopra da fare chiarendole il più possibile, in modo che sia chiaro quello che c’è effettivamente da fare e non rimangano delle idee astratte. Questo vorrebbe dire magari trasformare un’idea “rifare il sito web” in 10 sottotask molto più concreti.
- Organizzare: organizzare i task chiariti sopra in un sistema standard, esempio Notion; aggiungendo metadati come tag e scadenze
- Revisionare: periodicamente (settimanalmente o mensilemente) rivedere i task organizzati sopra per verificare che siano ancora in linea con quanto vogliamo fare
- Fare: solo in ultima istanza fare effettivamente quanto organizzato e descritto come sopra O una sua alternativa più “light” ma molto simile che è il ciclo di Deming.
Per quanto riguarda l’organizzazione è indispensabile ricordarsi del principio di Pareto per cui l’80% dei risultati viene dal 20% degli input: è indispensabile trovare e concentrarsi su quel 20%.
La gestione delle mail è importante, soprattutto per chi ne riceve tante. Per prima cosa è necessario creare degli smart filters (per esempio in gmail) dove indicare che se una mal contiene XXX (esempio “disiscriviti”) va direttamente in un archivio ad hoc. Tiago Forte nel suo articolo https://fortelabs.co/blog/one-touch-to-inbox-zero/ suggerisce che ogni mail che arriva nella Inbox la “tocca” solo una volta: - Ogni mail che centra con un evento va nel calendario - Ogni mail che indica una cosa da fare va nella Todo list - Se è una informazione da memorizzare va in Notion - Se è un link da leggere va in una read-later app
Organizzazione
Lato organizzativo l’attività più importante è sicuramente la review delle proprie giornate/settimane/mesi. E’ importante fermarsi spesso a riflettere per capire se si sta andando nella direzione giusta, cosa sta funzionando e cosa no.
Daily review
“Come è andata la mia giornata? Ho fatto le cose che sono davvero importanti per me che mi ero prefissato?”
E’ importante continuare a fare revisioni su come è andata la giornata, settimana, mese e anno in modo da capire cosa è che funziona e cosa che non funziona in modo. Molto interessanti a tal proposito le riflessioni nel diario giornaliero del metodo Bullet Journal.
Weekly/Monthly review
Una a volta alla settimana/mese cerchiamo di fare un recap della situazione, sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista di direzione. Domandiamoci, per esempio:
- Come è andata la settimana?
- Quali sono state le sfide vinte e le cose che ho imparato di nuovo?
- Cosa posso modificare e programmare per la prossima settimana?
Tecnicamente cerchiamo a fine settimana di non avere niente lasciato in sospeso, in particolare:
- Casella mail vuota
- Tutti i ticket analizzati e categorizzati
- Mettere per iscritto nuovi progetti non ancora catturati (qualcosa a cui sto pensando ma che non è ancora su Notion)
- Nessun documento spaiato
- Cartella Download vuota
- Rivedere i progetti che non hanno una deadline ma che, se non vengono continuamente rivisti, rischiano di non essere fatti mai. O si lasciano andare o si portano avanti
Annual review
In questo review cerchiamo di fare zoom out di quanto è successo durante l’anno, quindi un’analisi sulle cose che sono andate bene o male, eventi per cui sono grato, cose che ho imparato e progetto per l’anno successivo. Ogni anno è carino fare la “12 month celebrating” che consiste nel festeggiare i traguardi raggiunti nelle 3 categorie principali della nostra vita nell’ultimo anno. Queste categorie sono:
- Salute
- Lavoro
- Relazioni
Per approfondire vedi questo video, questo e questo.
Fun
Quote
quote::Productivity isn’t really about getting more things done, it’s mostly about learning to enjoy the journey - because when we’re having fun with doing things we’re doing then productivity takes care of itself.
Note
Instead of doing things you enjoy, learn to enjoy the things you do.
La produttività non è fare il numero più alto di attività complessivamente ma cercare di stare bene e divertirsi durante l’apprendimento e la creazione di valore. Spesso è difficile lavorare con le proprie passioni, è più semplice apprezzare quello che si sta facendo. Quando faccio qualcosa di piacevole non penso alla produttività o alla motivazione, lo faccio solo perché mi piace farlo. Come fare a trovare la motivazione e il divertimento?
Mindset shifts
Convincerci che l’attività che stiamo facendo è divertente. Se ogni volta che siamo stressati ci ricordiamo che This is gonna be fun e cerchiamo di esserne convinti (mindset) le cose andranno sicuramente meglio. Per estrarre significato dal proprio lavoro è indispensabile lavorare con Deep work.
Fallo diventare un gioco
Cercare di far diventare le proprie attività come un gioco con la gamification. Per esempio inventarsi dei livelli da superare, degli achievement, dei premi e così via. Una idea potrebbe essere avere uno spreadsheet con le cose da fare in rosso con l’obiettivo di farle diventare verdi.
Lavora sulle cose giuste
Se il lavoro che si sta facendo è veramente senza significato per noi, nonostante tutti gli hack di cui sopra, non potremo mai essere veramente produttivi e felici.
there's no point climbing up a ladder if the ladder is leaning against the wrong wall.
quote::
Come fare quindi per trovare qualcosa che sia veramente meaningful per noi?